1. Rekisterinpitäjä
Empere HR Partner (jäljempänä ”Empere”) on julkaissut tämän henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisen rekisteri- ja tietosuojaselosteen.
Empere HR Partner (y-tunnus: 3261861-4), Nummerotie 10, 21210 Raisio
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Sirpa Mäkipere, sirpa.makipere@empere.fi
Yhteydenotoissa rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
2. Rekisteröidyt
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Emperen asiakkailleen tarjoamiin palveluihin. Tätä sovelletaan myös potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita palveluista. Tietosuojaselostetta sovelletaan Emperen asiakkaiden ja näiden työntekijöiden sekä potentiaalisten työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti lainsäädännön määrittelyn mukaan tunnistaa.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Emperen rekisteröityihin asiakassuhteisiin, sopimukseen, oikeutettuun etuun tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on Emperen ja sen asiakkaiden asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi, tilastointi ja asiakasviestintä palveluistamme kertomiseen. Lisäksi niitä voidaan tarvittaessa käyttää lakisääteisten velvoitteiden, kuten vero- ja kirjanpitovelvoitteiden, täyttämiseen.
Empere voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin Empere varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennettavia asiakkaan tietoja ovat:
- Asiakkaan tiedot: yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, asema yrityksessä/organisaatiossa, osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
- Tiedot ostetuista ja tarjotuista palveluista ja niiden muutoksista.
Henkilötietojen antaminen on pääasiassa välttämätöntä Emperen ja asiakkaan välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Emperen palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, ja asiakas- ja liikesuhteiden hoitamiseksi. Mikäli asiakas ei anna tarvittavia henkilötietoja, esimerkiksi sopimuksen tekeminen tai toteuttaminen taikka lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen voivat estyä.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt on tehtävä rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja
- tarkastaa häntä koskevat henkilötiedot
- peruuttaa häntä koskevien tietojen käsittely, mikäli se perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi asiakkuuteen
- vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot
- pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät, eikä niiden käsittelylle ole tarvetta.
Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on esimerkiksi velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista - kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin
- kannella tietosuojavaltuutetulle, mikäli kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
- vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa kiistanalaisten tietoa käsittelyä, kunnes yllä mainittu asia saadaan ratkaistua, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Empere kerää rekisteriin tallennettavat tiedot säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään palveluiden tilaamisen tai muun yhteydenpidon sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimuksen aikana saaduista tiedoista. Lisäksi Empere voi saada tietoja www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Empere ei luovuta asiakastietoja markkinointitarkoituksiin muille tahoille ilman asiakkaan suostumusta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa niille yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Empere toteuttaa palveluja asiakkaille. Empere varmistaa, että myös sen yhteistyökumppanit noudattavat tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Empere voi joutua luovuttamaan henkilötietoja myös viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Lisäksi Empere voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli yritys on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
8. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Empere käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Empere säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Empere poistaa yksilöivät henkilötiedot, mukaan lukien rekrytoinnit, 24 kuukauden kuluttua sopimussuhteen päättymisestä, ellei asiakas ole aiemmin pyytänyt poistamaan tietoja kohdassa 5 esitetyn mukaisesti, tai erikseen pyydä säilyttämään tietoja palvelun toteutumisen seurantaa varten.
Empere säilyttää markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään, kun asiakas on markkinoinnin kohteena, eikä ole pyytänyt poistaa henkilötietojensa käyttämistä markkinointia varten.
Evästeet vanhenevat ja poistuvat kahden vuoden kuluttua viimeisimmästä sivustolla vierailusta.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emperen keräämiä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja jostain syystä siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle Empere huolehtii siitä, että kohdemaan tietosuojan taso on riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso ja tietojen luottamuksellisesta käsittelystä lain sallimin tavoin. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, Google Analyticsin, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Empere huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Empere voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain sellaisille kolmansille osapuolille, joiden kanssa Empere toteuttaa palveluja asiakkaille. Empere varmistaa niissä tapauksissa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Empere noudattaa rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, Empere huolehtii laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvasti.
12. Automaattinen päätöksen teko ja profilointi
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
13. Oikeudet muutoksiin pidätetään
Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muutamaan Emperen palveluiden kehittämisen mukaisesti. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen.
Tietosuojaseloste on julkaistu 10.05.2022 versiona 1.0.